Zapytanie ofertowe nr DEM/IKKU/12/2016

12.09.2016 r. Zapytanie ofertowe nr DEM/IKKU/12/2016 w związku z realizacją projektu: „Nowoczesny demonstrator symulatora dla operatorów pojazdów szynowych zwiększający efektywność i bezpieczeństwo ich działania” nr projektu DEM-1-501.

I. Nazwa oraz adres Zamawiającego

Centrum Kształcenia i Doradztwa IKKU Sp. z o.o.

ul. Trębacka 4

00-074 Warszawa

tel./fax: 22 825 9479; 22 630 9914, 
e-mail: biuro@ikku.pl

www.ikku.pl

 

II. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest:

zapewnienie jednej sali konferencyjnej dla grupy 50-osobowej +/- 10 osób wraz z miejscem na recepcję spotkania, 2-ch przerw kawowych oraz lunchu w dniu 16 listopada 2016 r. na potrzeby konferencji w ramach Zadania nr 23b Opracowanie metodyki ćwiczeń w zakresie organizacji zadań oraz szkolenia przedsięwzięcia pilotażowego Wsparcie badań naukowych i prac rozwojowych w skali demonstracyjnej DEMONSTRATOR+ pt. „Nowoczesny demonstrator symulatora dla operatorów pojazdów szynowych zwiększający efektywność i bezpieczeństwo ich działania” (nr projektu DEM-1-501).

Wymagania wobec / Specyfikacja przedmiotu zamówienia:

1. lokalizacja: hotel / ośrodek szkoleniowo-konferencyjny (hotel co najmniej 3-gwiazdkowy lub biurowiec klasy A w przypadku ośrodków szkoleniowo-konferencyjnych) na terenie m.st. Warszawy w odległości nie większej niż 1,5 km (do pokonania pieszo wg Google Maps) od Dworca Centralnego.

2. sala konferencyjna z:

• krzesłami tapicerowanymi lub z krzesłami tapicerowanymi ze składanymi pulpitami (blatami do pisania) dla uczestników,
• odpowiednim oświetleniem, tj. umożliwiającym swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, z możliwością zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej,
• klimatyzacją z możliwością regulacji temperatury,
• nagłośnieniem. Na sali konferencyjnej powinny zostać zapewnione 2 mikrofony na stole plenarnym i 2 przenośne mikrofony do zadawania pytań z sali,
• stołem prezydialnym dla 5-6 osób. Na stole prezydialnym powinna znajdować się woda gazowana i niegazowana oraz szklanki dla prelegentów,
• łatwym dostępem do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz),
• bezpłatnym dostępem do Internetu dla wszystkich uczestników konferencji,
• ekranem lub z biała ścianą (w ostateczności bardzo jasną), na której można wyświetlać obraz z rzutnika,
• dodatkowym wyposażeniem, jak: flipchart (wraz z papierem i pisakami), rzutnik multimedialny
• miejscem do przechowywania odzieży wierzchniej i parasoli (np. wieszaki lub szafy w sali lub przed nią)

Ustawienie sali konferencyjnej: teatralne na sesji otwierającej spotkanie, potem następuje zmiana ustawienia (podział) na 5 / 6 grup roboczych do 10 uczestników z krzesłami tapicerowanymi ze składanymi pulpitami (blatami do pisania) lub z krzesłami tapicerowanymi przy wspólnym stole dla każdej grupy. Zmiany ustawienia dokonuje Wykonawca na 1-szej przerwie kawowej oraz zapewnia możliwość oznaczenia poszczególnych grup.

Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do udostępnienia Zamawiającemu:

• miejsca na recepcję konferencji dla 2-ch osób wraz ze stołem i krzesłami (foyer / korytarz przed salą)
• powierzchni do prawidłowego oznaczenia konferencji.

Sala konferencyjna musi być przygotowana i udostępniona Zamawiającemu na minimum 1,5 godz. przed rozpoczęciem konferencji i 1,5 godz. po jej zakończeniu. Konferencja planowana jest w godzinach 9:00 - 16:00.

3. usługa cateringowa: zapewnienie 2-ch przerw kawowych oraz lunchu.

Podczas przerwy kawowej będą podawane: kawa świeżo parzona, wybór herbat, woda gazowana i niegazowana, 4 rodzaje kruchych ciasteczek

Lunch / obiad (podawany w formie zasiadanej lub przy stolikach koktajlowych) składający się z: 2 zup oraz 2 dań gorących (w tym 1 danie wegetariańskie), 2 surówek do wyboru, wody gazowanej i niegazowanej, kawy świeżo parzonej, wyboru herbat, deseru.

Wykonawca zapewni serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa kelnerska, zastawa ceramiczna i szklana).

Zamawiający zastrzega, aby posiłki podawane były w pomieszczeniach zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników konferencji lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników konferencji.

Na 7 dni przed konferencją Zamawiający przekaże Wykonawcy godziny przerw kawowych i lunchu.

Na 7 dni przed konferencją Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekt menu. Zamawiający w terminie 2 dni dokona akceptacji menu lub zgłosi uwagi, które wykonawca ma obowiązek uwzględnić.

Na 2 dni przed konferencją Zamawiający przekaże Wykonawcy ostateczną liczbę uczestników, która będzie podstawą do określenia wynagrodzenia dla Wykonawcy.

Wykonawca zapewni osobę / osoby do bieżących kontaktów z Zamawiającym (drogą e-mailową i telefoniczną)

 

III. Warunki udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunku:

• akceptują treść zapytania bez zastrzeżeń - złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania i wzoru umowy,
• posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakazują obowiązek ich posiadania,
• posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie,
• znajdują się w sytuacji ekonomiczniej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
• nie są powiązani osobowo i kapitałowo[1] z Zamawiającym.

 

IV. Termin realizacji zamówienia

16 listopada 2016 r.    

Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zamówienia w terminie do 2-ch tygodni przed konferencją, tj. do dnia 2 listopada 2016 r.

 

V. Informacja o podwykonawcach

Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania całości zamówienia

 

VI. Warunki płatności

Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczek na poczet wykonania zamówienia.

Wynagrodzenie na rzecz Wykonawcy będzie płatne jednorazowo po zakończeniu konferencji będącej przedmiotem zamówienia, w ciągu 7 dni od momentu przedłożenia przez Wykonawcę faktury VAT.

 

VII. Opis sposobu przygotowania oferty:

1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Ofertę należy sporządzić wg formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego.
3. Treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania Ofertowego i zostać przygotowana w języku polskim.
4. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności świadczonych przez okres i na warunkach określonych w ofercie. W szczególnych przypadkach Zamawiający dopuszcza możliwość zmniejszenia wartości zamówienia do 50% w przypadku zgłoszenia się mniejszej liczby osób na konferencję (za zgodą Wykonawcy).
5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty niezależnie od wyników postępowania.
6. Na ofertę składają się:

- formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego

- kopie referencji od co najmniej 3 klientów za zorganizowanie spotkań dla grup minimum 50-cio osobowych

- oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym (Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego)

- Oferta oraz wszelkie załączniki powinny być podpisane przez osobę / osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy

 

VIII. Sposób oraz termin składania ofert

Odpowiedzi na zapytanie ofertowe będą przyjmowane do 23.09.2016 r. do godz. 15.00 w siedzibie firmy IKKU, mieszczącej się w Warszawie, przy ul. Trębackiej 4. Odpowiedź można również przesłać e-mail’em na adres: mgetka@ikku.pl 

Decydująca jest data wpłynięcia oferty do Zamawiającego.

 

IX. Kryteria oceny oferty

Po zbadaniu i ocenie złożonych ofert w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie kryterium: CENA

Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta z najniższą ceną.

Oferty niekompletne nie będą rozpatrywane.

 

Rozstrzygnięcie zapadnie w terminie 26.09.2016 r. Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną poinformowani o wyniku postępowania.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

 

Zapytanie ofertowe zostało podane do wiadomości publicznej na stronie internetowej:www.ikku.pl 

 

Dodatkowych informacji udziela Magda Getka: mgetka@ikku.pl tel. +48 694 460 151 

 

Załączniki:

• Zapytanie ofertowe DEM/IKKU/12/2016
• Załącznik nr 1 - formularz ofertowy
• Załącznik nr 2 - wzór umowy

 

[1] Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli